档案扫描这一服务形式是近几年才兴起的,也叫档案数字化加工服务或档案影像化加工服务等,具备存储、管理、共享等功能。主要是将传统的纸介质文件信息通过扫描仪扫描的方式保存到光盘上,使用档案扫描的优势就在于:
①存储上,对于环境要求以及时限,档案扫描服务都要优于纸质存储,因为纸质会随着时间的推移,还面临着腐蚀、老化等问题。
②减少文件库房占地,对于传统的纸介质文件所占据的空间非常大,这会造成一定的资源浪费。
③方便统计,同时还主持远程查询,这对很多用户而言非常的便利。
④可以通过档案扫描建立目录和索引,制作成电子文件。
档案扫描融合了档案扫描、OCR识别和文档管理等技术,可以将数以万计的纸介质的文档、档案、书本杂志等快速、自动地转换成电子化(数字化)文本、影像,并实现信息高速检索。
档案扫描工作主要有以下几项操作::
一、文档扫描:批量的把纸介质的文档、档案、书本杂志等用扫描仪进行扫描。
二、图像处理:对图像进行去歪斜,黑点、黑边等操作。
三、提取有效信息:对图像中有用的信息进行提取(利用OCR技术),有用的信息我们一般称之为关键字或索引值(如一份保险单中,受益人的姓名,身份证号都是关键字),这些关键字在查询时输入,极方便的查询出这份保险单。
四、管理和利用:通常档案扫描的最后一个环节是管理这些扫描后的电子化文件,如“文档管理系统”、“知识管理系统”,就属于这类型的管理软件。通过对这些电子化文件的管理,查询利用就非常的方便了。